Big Paper SIT

IMPLEMENTASI SISTEM ON-LINE SELURUH KANTOR CABANG SEBAGAI TITIK LAYANAN DI PT CHANDE

PROFIL PERUSAHAAN

PT Chande (bukan nama aslinya) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di industri perbankan, yang beroperasi di seluruh wilayah Indonesia. Fokus Area yang menjadi fokus bisnis dari PT Chande adalah UMKM dan Consumer Banking. Dengan lebih kurang 5000 titik layanan, PT Chande, sekitar 50% dari seluruh cabang yang dimilikinya sudah terhubung secara virtual (on-line), dan secara bertahap akan meng on-line kan seluruh titik layanan yang dimilikinya. Pada tahun 2007 telah di on-line kan sebanyak 700 kantor cabang, dan pada tahun ini sedang dalam proses on-line 1000 kantor cabangnya. Hal ini dianggap penting, karena tersebarnya titik layanan di seluruh wilayah Indonesia merupakan ‘competitive advantage’ yang dimilikinya, yang tidak dimiliki perusahaan lain yang sejenis. Namun dengan meningkatnya persaingan di industri perbangkan, maka banyak saja tidak cukup, namun kastemer harus dapat menikmati layanan yang paling tidak setara dengan para pesaingnya, namun sampai ke wilayah yang tidak terjangkau oleh pesaing. Selain itu dengan meng on-line kan seluruh cabangnya, maka akan banyak sekali business opportunity yang dapat diraih oleh PT Chande.

SISTEM IT YANG DIIMPLEMENTASIKAN

Sistem yang akan diimplementasikan adalah sistem yang akan meng on-line kan seluruh kantor cabang PT Chande di seluruh Indonesia. Aplikasi utama yang digunakan adalah ‘core banking system’ Core Banking System yang diimplementasikan untuk sistem on-le ini disebut dengan ‘chande-nets’, yang hanya dapat diperasikan pada kantor-kantor yang sudah di on-line kan. Sedangkan untuk kantor-kantor yang belum on-line, core banking system yang digunakan disebut dengan Sistem Teller Unit (STU.

Analisis Implementasi Sistem IT

Analisis impelemtasi sistem on-line pada PT Chande ini, akan dibahas dari 3 pendekatan komponen Information System yaitu Information Technology, Business Process dan People (berkaitan dengan Change Management).

Dampak dari implementasi sistem on-line pada ke 3 komponen IS dibandingkan dengan kondisi sebelumnya adalah sebagai berikut :

Off Line

On Line

Kapasitas server kurang Tidak emnggunakan perangkat komunikasi Kantor Cabang tidak terhubung dengan kantor pusat Aplikasi core banking untuk off-line : STU Ada perbedaan layanan di tiap kantor Data ada hanya di kantor tersebut Kode buku tabungan local Produk lebih sedikit (berbeda) SOP lebih sedikit

Kapasitas Server lebih baik Menggunakan Perangkat komunikasi V-Sat Terhubungnya Kantor Cabang dengan kantor pusat Aplikasi baru untuk on-line : Chande-nets dll Layanan sama dengan kantor lain Data-data pelanggan dikonversi ke sistem baru (data center) Buku Tabungan dengan kode baru Produk baru lebih banyak (sama) : kartu kredit, ATM , dsb Lebih Banyak SOP (banyak produk baru)- perubahan business process

Information Technology

Impelentasi sistem on-line yang di PT Chande meliputi dua komponen IT yaitu hardrware dan software :

Hardware : Penggantian server baru yang lebih baik kapasitasnya, V-sat,

Komputer dengan spesifikasi yang sesuai,

Software : Aplikasi utama yaitu core banking untuk on-line yaitu : ‘Chande-

Nets dan aplikasi lainnya yang mendukung layanan 0n-line

Business Process

Implementasi sistem on-line tentu saja membawa perubahan pada proses bisnis, yaitu penambahan SOP yang lebih banyak dikarenakan penambahan produk yang lebih bervariasi. Dengan terhubungnya kantor tersebut dengan kantor lainnya dan kantor pusat, maka data yang tadinya hanya ada di kantor tersebut, menjadi data yang terpusat dan dilakukan dengan konversi data lama ke sistem baru. Bagi kastemer, dampak perubahan proses bisnis ini adalah, digantikannya kode account dengan yang baru, dengan digantikannya buku tabungan lama dengan buku baru. Perubahan yang sangat signifikan pada proses binis adalah aktivitas yang dilakukan di salah satu kantor, akan mempengaruhi data di kantor pusat dan kantor lain yang terhubung. Oleh karena itu khusunya bagi para karyawan, perubahan proses binis ini khusunya dengan bertambahnya System Operating Procedure (SOP), maka kompetensi mereka pun harus di upgrade untuk dapat menjalankan sistem yang baru dengan baik.

People (Change Management)

Perubahan pada dua komponen IT diatas, tentu saja akan membawa dampak pada peoplenya. People disini menyangkat internal (karyawan), maupun eksternal (nasanah atu kastemer).

Bagi karyawan, maka perubahan proses bisnis dan adanya aplikasi-aplikasi baru maupun perangkat keras baru, membutuhkan peningkatan dalam kompetensinya untuk dapat menangani dengan baik. Lack of competence merupakan salah satu hal yang akan memunculkan resistensi. Oleh karena itu, manajemen berinvestasi untuk pelatihan baik yang menyangkut perubahan mindset maupun pelatihan teknis berupa peningkatan skill atau pembentukan skill baru. Pelatihan dilakukan dengan dua tahap yaitu : pelatihan klasikal yang dilakukan terpusat di pusat pelatihan yang dimiliki PT Chande, maupun On The Job Training, yang dilaksanakan di lapangan secara langsung dengan dipandu oleh instruktur dalam menangani kasus riil di lapangan.

Bagi Kastemer, perubahan sistem ini dampaknya yaitu perubahan account dan bertambahnya fasilitas baru yang ada maupun produk-produk baru yang lebih banyak. Untuk meningkatkan jumlah pelanggan maupun retain terhadap pelanggan lama, maka dilakukan beberapa aktivitas yaitu : edukasi dan promosi kepada pelanggan melalui brosur, poster, penggantian buku baru, dan penjelasan-penjelasan secara proaktif terhadap nasabah yang datang baik tentang perubahan yang terjad, produk baru yang bertambah, dan cara penggunaan fasilitas layanan baru serta benefitnya bagi pelanggan.

Penanganan change management khususnya bagi people merupakan bagian dari project on-line secara keseluruhan, dibawah bagian SDM.

IT Project Management

Project on-line merupakan project jangka panjang yang dilakukan secara bertahap. Oleh karena itu, project besar ini dibagi lagi ke dalam sub-sub project, yaitu per area. Project ini ditangani oleh tim lintas fungsi yang terdiri dari : Divisi IT, Renstra (Perencanaan Strategis), Divisi Operasional, dan Kantor Wilayah. Project ini dibawah kendali Project Management Officer (PMO) yang merupakan bagian dalam structural

Implementasi IS dilakukan dengan beberapa cara, baik leasing, buying), maupun untuk membangun sendiri sistem oleh internal perusahaan . Pembangunan sistemnya (sebagian menggunakan tenaga internal sebagian lagi outsource). Perangkat keras sebagian membeli seperti computer dan server, maupun leasing seperti V-Sat).

Strategi Implementasi

Strategi implementasi yang dipilih oleh PT Chande adalah proses penggantian langsung sistem lama ke sistem baru, dengan menjalankan sistem baru dan pada saat itu juga mengganti dan menghentikan sistem lama atau disebut dengan cutover strategy.

Implementasi dilakukan dengan metode yang disebut piloting, yaitu uji coba langsung pada real transaksi dengan sistem yang baru dan langsung mengganti sistem lama. Piloting dipandu oleh mentor dari pusat, petugas atau user langsung melakukan sistem baru pada transaksi dengan produk dan sistem baru, Jika petugas masih belum paham , maka mentor akan langsung memback-up dan menjelaskan secara langsung. Proses ini hanya berlangsung dalam 2 hari. Karyawan ybs, sebellumnya sudah mendapatkan pelatihan yang cukup.

. Proses dari instalasi sampai dengan selesai piloting memakan waktu 7 hari (sudah termasuk 2 hari untuk piloting).

Kesimpulan

PT Chande merupakan sebuah bank, yang memiliki competitive advantage yaitu ketersebaran poit of service nya diseluruh wilayah Indonesia, sampai ke tingkat kecamatan. Banyak dan tersebarnya titik layanan saja dirasa tidak cukup untuk dapat berkompetisi dengan perusahaan sejenis sekarang dan di masa yang akan datang. Oleh karena itu untuk menjadikan PT Chande tetap terjaga eksistensinya, yaitu mampu bersaing dengan kompetitornya dan menangkap business opportunity yang masih ada, maka dilakukan 0n-line –isasi kantor cabangnya yang berjumlah sekitar 5000 buah.

Implementasi sistem IT tidak hanya sekedar mengimplementasikan perangkat lunal dan keras (software dan hardware saja, namun harus juga mengelola komponen lain dari Information system yaitu proses bisnis dan manusianya, karena perubahan salah satu dari ketiga komponen IS ini, akan memperngaruhi yang lainnya. Dari hasil analisis terhadap implementasi sistem 0n-line di PT Chande, maka dapat
dilihat bahwa perusahaan memperhatikan dan mengelola dengan baik ketiga unsure tersebut. Hal ini dapat dilihat dari dibentuknya tim lintas fungsi yang menangani dari mulai proses instalasi, piloting sampai dengan evaluasinya, yang tidak hanya berkaitan dengan IT saja, tetapi juga bagaiman merubah cara kerja user dengan adanya perubahan proses bisnis yang terjadi. Sosialisasi, pelatihan dan pemantauan dilakukan untuk mengelola people sebagai bagian dari Information System. Selain internal user (karyawan), dilakukan juga proses edukasi terhadap kastemer melalui brosur-brosur yang menjelaskan produk baru sebagai dampak dari perubahan yang terjadi, juga dengan proaktivitas dari para fronliner yang menjelaskan perubahan yang terjadi dan benefit apa yang bisa dirasakan oleh kastemer.

Referensi :

Interview dengan nara sumber internal dan website

Martin. E.W, Brown, C.V, De Hayes, D.W., Hoffer, J.a., Perkins, W.C. 2004. Managing Information Technology. Edisi kelima. Prentice Hall.